9 wskazówek, jak przeprowadzić efektywne spotkania firmowe.

Dziś, bardziej niż kiedykolwiek, kluczowe jest prowadzenie wysokiej jakości spotkań. Aby ułatwić Ci zapamiętanie poniższych wskazówek, przygotowaliśmy sztuczkę pamięciową w formie przykazań. Jeśli któryś z punktów jest dla Ciebie trudny do zastosowania, zdecyduj się uczynić z niego swój główny atut, który zaskoczy współpracowników Twoją zmianą.

Czy chcesz po prostu przekazać wiadomość swoim pracownikom?

Powinien wystarczyć zwykły ogólny e-mail lub dokument umieszczony na tablicy ogłoszeń rady zakładowej. Jeśli natomiast potrzebujesz zebrać opinie pracowników na jakiś temat, to w takim przypadku musisz zorganizować spotkanie. Cel spotkania musi być jasno określony przed jego odbyciem, ponieważ straconego czasu nigdy nie da się nadrobić.

Jasny plan działania: masz się przygotować.

Jak możesz być pewien, że Twoje spotkanie nie zakończy się fiaskiem? Nic prostszego: zorganizować takie spotkanie, za darmo, aby porozmawiać o wszystkim i o niczym! Nie zwoływać pracowników bez określenia porządku obrad, który będzie służył jako wytyczne dla spotkania. Porządek obrad musi być przedstawiony wraz z jego celem.

Nie przedłużaj spotkania.

Czy kiedykolwiek utknąłeś w sali konferencyjnej na długie godziny z niejasnym poczuciem, że marnujesz swój czas? Aby uniknąć patrzenia, jak Twoi pracownicy ziewają i obserwują muchy latające podczas tego spotkania, ustal czas zakończenia i trzymaj się go!

Biznes. Skup się na dyskusji.

Twoją rolą, jako moderatora spotkania, będzie dopilnowanie, aby dyskusja nie rozbiegła się we wszystkich kierunkach. Jeśli to konieczne, przerwij dyskusję, aby przypomnieć uczestnikom o porządku obrad i utrzymać produktywność rozmowy.

Stwórz swobodną, ale skoncentrowaną atmosferę.

Podczas spotkania zadbaj o to, aby atmosfera nie była zbyt surowa, gdyż może to zrobić wrażenie na osobach nieśmiałych. Uważaj, aby Twoje spotkanie nie wyglądało jak wielki konkurs żartów!

Zaproś tylko odpowiednie osoby.

Na spotkanie, którego agendą jest zdefiniowanie procesów komunikacyjnych w dziale HR, niekoniecznie trzeba zapraszać kierownika działu księgowości! Jednym z kluczy do sukcesu spotkania będzie odpowiednie dobranie uczestników.

Pomóż tym, którzy niechętnie wypowiadają się na ten temat.

Nie każdy czuje się tak swobodnie jak lider związku zawodowego lub on sam, jeśli chodzi o wyrażanie siebie przed publicznością! Nawet najbardziej nieśmiali ludzie muszą mieć możliwość wyrażenia swoich poglądów podczas spotkania. W tym celu zbuduj ich pewność siebie i pomóż im zacząć.

Słuchaj uważnie wszystkich.

Czy trzeba nam o tym przypominać? Moderator spotkania nie jest tam po to, by narzucać swój punkt widzenia, ale po to, by umożliwić innym jego wyrażenie.

Dopilnuj, aby zobowiązania podjęte podczas spotkań były realizowane.

Spotkanie po spotkaniu jest tak samo ważne jak samo spotkanie, ponieważ warunkuje ono wszystkie spotkania, które po nim nastąpią. Jeśli więc spotkanie ma być znaczące, trzeba będzie monitorować jego następstwa.